Nanaz's Blog

Badan penelitian dan riset seharusnya memberikan contoh kepada badan-badan dan instansi lainnya. Jangan bisanya bikin penelitian dan produk teknologi tapi masih menggunakan teknologi secara ilegal.

Kata-kata itu diucapkan pada saat rapat pada pertengahan bulan Juli 2009 oleh pimpinan rapat deklarasi software legal di Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). Kebijakan menggunakan software legal di BPPT sebagai badan riset membuat seluruh unit kerja di BPPT terpaksa harus mengubah seluruh software yang masih menggunakan GPL (Glodok Public License) menjadi legal. Istilah legal disini bukan berarti harus open source, akan tetapi legal secara hukum. Artinya sebuah software untuk menjadi legal tidak perlu diubah menjadi open source, akan tetapi harus mengikuti aturan hukum. Legal disini juga bukan cuman Sistem Operasi-nya saja tapi seluruh aplikasinya harus legal.

Jadi mulai bulan Juli 2009 terpaksalah seluruh unit di BPPT mengubah softwarenya menjadi legal. Banyak kebijakan yang sudah dibuat untuk mengakomodir proses migrasi ini, diantaranya: 

1. Membentuk tim helpdesk pusat untuk pembinaan, bantuan dan pengawasan pada saat migrasi. Tim helpdesk ini juga diberikan SK untuk agar memiliki kekuatan hukum dalam melaksanakan pekerjaannya.

2. Membentuk tim helpdesk unit untuk melakukan migrasi di masing-masing unit yang nantinya akan dilatih oleh tim helpdesk pusat.

3. Memberikan keleluasaan bagi siapa saja yang memiliki lisensi Sistem Operasi Windows untuk dapat terus menggunakannya baik itu di Laptop atau PC hanya saja Software yang lainnya harus legal juga.

4. Menentukan software open source yang akan digunakan apabila seorang pegawai tidak dapat membeli lisensi software legal serta mencari padanan software lainnya yang digunakan. Hasilnya software open source yang digunakan kurang lebih sebagai berikut :

   • Sistem Operasi menggunakan Linux Ubuntu 9.04 Jaunty

   • Aplikasi Perkantoran menggunakan Open Office (Versi Windows dan Linux)

   • Aplikasi Grafik menggunakan Inkscape (Versi Windows dan Linux)

   • Aplikasi Email menggunakan Mozilla Thunderbird (Versi Windows dan Linux)

   • Aplikasi Browser menggunakan Mozilla Firefox atau Google Chrome

   Aplikasi open source ini di pack dalam beberapa DVD untuk dibagikan ke setiap unit. Tujuannya adalah penyeragaman agar mempermudah pendistribusian software juga bantuan dari tim helpdesk. Selain itu bila terdapat masalah di salah satu unit dapat diselesaikan dengan bantuan dari unit lainnya yang sudah mengalami permasalahan yang sama.

5. Jika ingin melakukan intallasi dual boot (windows dan linux) pada sebuah komputer seluruh sistem operasi dan aplikasi yang terpasang harus legal.

6. Bagi unit teknis yang menggunakan/membeli software yang cuman berjalan di Sistem Operasi Windows harap membeli lisensi Windows.

7. Membuat surat pernyataan yang ditandatangani oleh masing-masing karyawan yang menyatakan bahwa software yang digunakan adalah legal. Dengan surat ini artinya setiap komputer menjadi tanggung jawab pribadi pengunanya sehingga unit kerja tidak bertanggung jawab lagi apabila karyawan tersebut menggunakan software ilegal.

8. Membentuk tim pengawas untuk melakukan pengawasan berkala ke setiap unit untuk mengawasi penggunaan software legal. Perlu diingat tim pengawas ini akan mencatat setiap penggunaan software yang tidak legal yang nantinya dilaporkan ke atasannya untuk ditindak lanjuti.

9. Dibuatnya sebuah repositori Ubuntu lokal BPPT untuk memudahkan update Sistem Operasi dan aplikasi Linux Ubuntu. File repositori ubuntu ini juga di masukkan ke dalam DVD yang akan dibagikan

Setelah ditetapkannya kebijakan tersebut, proses migrasi legal dimulai pada pertengahan bulan Juli. Awalnya saya sangat pesimis, karena setelah terpilih menjadi salah satu tim helpdesk unit di unit Pusbindiklat BPPT, saya memiliki kewajiban membantu setiap pegawai di unit saya untuk migrasi ke software legal. Dan itu tidak boleh mengganggu pekerjaan yang sedang berjalan.

Untuk mengubah suatu kebiasaan memang harus dipaksa

Kalimat diatas mungkin tepat ditujukan bagi setiap instansi pemerintah yang ingin melakukan migrasi software. Tanpa paksaan, untuk mengubah kebiasaan yang sudah dilakukan selama bertahun-tahun pasti akan sulit terlaksana. Dengan paksaan pasti kebiasaan baru akan cepat menjadi biasa kembali. Kesulitan yang paling utama untuk migrasi software lama ke software yang baru adalah harus membiasakan diri kembali. Dan satu-satunya cara yang paling mujarab adalah dipaksa.

Dengan cara tersebut akhirnya tim helpdesk pusbindiklat melakukan migrasi software legal. Tahapannya dilakukan dalam beberapa tahap dan sepertinya tahapan ini dapat dilakukan di setiap unit untuk melakukan migrasi.

Tahap pertama yaitu mendata setiap komputer/laptop di unit termasuk hardware dan software yang digunakan. Pendataan dilakukan secara detail seperti pencatatan model hardware (printer, scanner, dll) dan aplikasi serta versinya yang sering digunakan oleh pegawai yang menggunakan komputer, juga dicatat lisensi dari sistem operasi dan aplikasi yang digunakan. Selain itu juga dicatat informasi lainnya seperti IP address dari komputer yang bersangkutan. Tujuan dari pendataan ini adalah untuk mengetahui informasi jumlah komputer yang sudah legal ataupun tidak legal. Dan juga bagi hardware seperti scanner yang kira-kira tidak dapat digunakan oleh sistem operasi linux karena permasalahan driver untuk dipasang ke komputer bersistem operasi windows yang lisensinya sudah legal agar hardware tersebut masih tetap dapat digunakan. Tahapan ini dilakukan dalam waktu 1 hari.

Tahap kedua yaitu mem-backup data. Setelah melakukan pedataan setiap komputer dilakukanlah proses pem-backup-an data. Untuk mengakomodir proses ini tim helpdesk pusbindiklat membuat sebuah komputer yang digunakan untuk menyimpan data seluruh dokumen bagi setiap pegawai yang akan melakukan migrasi. Komputer yang digunakan untuk pem-backup-an data ini diinstall dengan sistem operasi linux agar tidak terserang virus yang biasanya menyerang komputer bersistem operasi windows. Lalu setelah komputer tersebut siap, maka proses backup data dilakukan dari komputer pegawai yang tidak legal. Tahapan ini dilakukan kira-kira 2 hari.

Setelah proses backup data selesai, maka tahapan yang ketiga adalah penginstallan software open source sebagai pengganti sistem operasi windows yang tidak legal. Awalnya saya sebagai tim helpdesk ingin melakukan installasi dual boot, agar bagi pegawai yang masih melakukan pekerjaan di windows masih bisa melakukan kerjanya. Tapi setelah di diskusikan ke kepala bagian saya, beliau malah menyarankan untuk menginstall single boot saja, agar proses migrasinya berjalan lebih cepat, pegawai lebih cepat terbiasa ke sistem yang baru karena terpaksa mau nggak mau harus menggunakan sistem operasi linux untuk bekerja. Bagi komputer yang memiliki sistem operasi windows yang berlisensi legal, hanya dilakukan penginstallan aplikasi open source dan legal seperti Open Office, Inkscape, Adobe Acrobat Reader serta aplikasi yang non legal harus segera di uninstall dari komputer. Selama 4 hari saya bersama tim helpdesk melakukan tahapan penginstallan software ini.

Tahap ketiga ini banyak sekali kendalanya, karena tidak semua komputer memiliki spesifikasi yang seragam. Sehingga kami harus mencari informasi di internet untuk mengatasi permasalahan yang terjadi pada saat penginstallan sistem operasi. Selain kendala penginstallan software juga terdapat kendala pada saat melakukan penginstallan hardware printer dan scanner. Baik itu penginstallan printer di lokal maupun penginstallan printer melewati jaringan (sharing printer). Termasuk sharing printer dari komputer berbasis windows ke linux. Setelah melakukan penginstallan sistem operasi dan software serta hardware printer selesai maka dilakukan pengembalian data dari komputer yang digunakan untuk membackup data ke masing-masing komputer pegawai. Setelah itu tahapan ketiga ini selesai.

Tahapan ke empat yaitu training open source. Pada tahapan ini tidak dilakukan seperti training open source pada umumnya tapi tahapan ini dilakukan pada saat bekerja. Karena prosesnya dilakukan pada saat bekerja maka pegawai lebih cepat mengerti. Mungkin lain halnya jika training dilakukan pada waktu khusus di dalam kelas.

Tahapan ke empat ini banyak terjadi kendala pada aplikasi perkantoran berbasis dokumen (fileMS Word). Ternyata file dokumen yang dulunya dibuat di MS Word ketika dibuka dengan menggunakan aplikasi Open Office banyak terjadi perubahan susunan letak dan format tulisan, sehingga harus diperbaiki dan disesuaikan dengan open office writer. Tapi dengan permasalahan ini setiap pegawai mau tidak mau mencoba aplikasi Open Office Writer untuk memperbaiki filenya. Hal ini membuat pegawai menjadi lebih cepat mengerti dan paham penggunaan aplikasi Open Office. Selain itu juga saya membuat catatan perubahan menu MS Word ke Open Office yang kira-kira sering digunakan oleh setiap pegawai. Seperti contohnya jika kita ingin menyisipkan page number ke sebuah halaman di MS Word dengan cara Insert → Page Number maka di Open Office Writer dilakukan dengan cara Insert → Fields → Page Number. Catatan ini dibagikan ke setiap pegawai agar nantinya dapat mempermudah pekerjaan setiap pegawai. Mungkin suatu saat akan saya posting untuk membantu setiap orang yang ingin mencoba melakukan migrasi.

Memang awalnya para pegawai banyak sekali permasalahan menggunakan aplikasi open source, akan tetapi setiap permasalahan tersebut bisa di selesaikan. Hingga saat ini kami di unit Pusbindiklat BPPT sudah berhasil melakukan migrasi dan tetap menggunakan software legal di setiap komputer.

Kami aja bisa, bagaimana anda?

Tulisan ini dibuat untuk menyukseskan Lomba Blog Open Source P2I-LIPI dan Seminar Open Source P2I-LIPI 2009.